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尚尚簽：中通電子簽約中臺解決方案

發(fā)布時間：2023-11-15 09:30:22 中物聯(lián)物流信息服務(wù)平臺分會

一、應(yīng)用企業(yè)介紹

中通快遞創(chuàng)建于2002年5月8日，是一家以快遞為核心業(yè)務(wù)，集跨境、快運(yùn)、商業(yè)、云倉、航空、金融、智能、傳媒、冷鏈、兔喜等生態(tài)版塊于一體的綜合物流服務(wù)企業(yè)。

2016年10月27日在美國紐約證券交易所上市，向全世界打開了一扇了解中國快遞發(fā)展的窗口；2020年9月29日在香港實(shí)現(xiàn)二次上市，成為首家同時在美國、中國香港兩地上市的快遞企業(yè)。2021年，中通快遞全年業(yè)務(wù)量達(dá)到223億件，同比增長31.1%。

中通現(xiàn)有全網(wǎng)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)30,400+個，轉(zhuǎn)運(yùn)中心99個，直接網(wǎng)絡(luò)合作伙伴5700+個，自有干線運(yùn)輸車輛10,900輛（其中超9000輛為高運(yùn)力甩掛車），干線運(yùn)輸線路約3700條，網(wǎng)絡(luò)通達(dá)99%以上的區(qū)縣，鄉(xiāng)鎮(zhèn)覆蓋率超過93%。

中通快遞先后在中國臺港澳地區(qū)、美國、法國、德國、日韓、新西蘭、迪拜、馬來西亞等地設(shè)立中轉(zhuǎn)倉，同時推出歐盟專線、美國專線、日韓專線、新澳專線、東盟專線、中東專線、非洲專線及全球其他國家專線的包裹寄遞、物流配送及其相關(guān)業(yè)務(wù)。

近年來，中通快遞持續(xù)重視自動化、科技化、智能化、綠色化發(fā)展，對于新裝備的研發(fā)投入不斷加大，未來將進(jìn)一步發(fā)力挖掘自身價值，持續(xù)為合作伙伴賦能，為客戶提供更加便捷、優(yōu)質(zhì)、精準(zhǔn)的服務(wù)。

二、電子簽約中臺建設(shè)背景

中通快遞作為快遞物流行業(yè)的龍頭企業(yè)，業(yè)務(wù)遍布各個地區(qū)，在實(shí)際業(yè)務(wù)中涉及多種合同單據(jù)場景隨著中通業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)張，各個簽署場景的合同單據(jù)量逐年上漲，傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式不但無法匹配公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，同時還面臨效率、管理、安全合規(guī)三大挑戰(zhàn)：

紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)效率低下，異地往返周期長；人工管理及紙質(zhì)合同存在難以查找甚至丟失等問題；陰陽合同、蘿卜章等問題無法避免，紙質(zhì)合同舉證困難。

為了解決紙質(zhì)合同的低效、高成本和風(fēng)險(xiǎn)問題，中通在2018年開始試點(diǎn)轉(zhuǎn)型電子簽約，一段時間后，中通發(fā)現(xiàn)，當(dāng)時的電子簽約服務(wù)有一定局限性，無法完全滿足集團(tuán)對電子簽約的需求。因此，中通與杭州尚尚簽網(wǎng)絡(luò)科技有限公司（以下簡稱：上上簽電子簽約）開展合作，著手建設(shè)電子簽約中臺，開始在集團(tuán)層面全面推廣電子簽約。

中通電子簽約中臺的建設(shè)目的主要是為了滿足以下業(yè)務(wù)需求：

1. 電子簽約業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理

中通各大業(yè)務(wù)板塊的合同均需法務(wù)審核后簽署，多個業(yè)務(wù)板塊多次向法務(wù)部門提出電子簽約訴求，中通法務(wù)部門也認(rèn)可電子簽約將是未來的趨勢，在人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等場景未來都會相繼采用電子簽約。

但是，如果各業(yè)務(wù)線都使用各自的電子簽約服務(wù)入口，就會造成簽約不便以及資源浪費(fèi)。比如一個網(wǎng)點(diǎn)，可能有快遞業(yè)務(wù)、快運(yùn)業(yè)務(wù)乃至倉儲業(yè)務(wù)，網(wǎng)點(diǎn)在和這三個業(yè)務(wù)線進(jìn)行簽約時，需要認(rèn)證三次，對于中通來說，也會造成IT資源的浪費(fèi)。

因此，中通需要整體評估電子簽約方案，既要為各業(yè)務(wù)線電子簽約提供支撐，并且能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)IT資源共享。

2. 集團(tuán)多層架構(gòu)管理

中通是大型集團(tuán)公司，有主營業(yè)務(wù)，也有很多生態(tài)圈的業(yè)務(wù)和公司，集團(tuán)集中管理多個運(yùn)營中心，每個運(yùn)營中心設(shè)有子公司，以往簡單的合同線上簽署服務(wù)并不能支撐中通對集團(tuán)多元架構(gòu)的需求。

3. 業(yè)務(wù)線數(shù)據(jù)需要隔離

中通需要在多業(yè)務(wù)線使用電子簽約，同時部分業(yè)務(wù)線也有數(shù)據(jù)隔離的需求，比如人事場景的個人信息數(shù)據(jù)，如果泄漏，會造成法律風(fēng)險(xiǎn)，人事對合同獨(dú)立管理和權(quán)限隔離的管理訴求非常強(qiáng)烈。

三、電子簽約中臺解決方案

中通聯(lián)合上上簽電子簽約搭建一套電子簽約中臺系統(tǒng)，各項(xiàng)功能的最高權(quán)限由中通的管理員統(tǒng)一管控，如統(tǒng)一計(jì)費(fèi)、模板管理、合同管理、角色權(quán)限管理、印章管理等。各業(yè)務(wù)部門的成員可以管控自身各項(xiàng)權(quán)限，能使用身份認(rèn)證、合同簽署、合同管理、模板管理、印章管理、部門及成員管理、權(quán)限管理、審批流、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和報(bào)表等全部的電子簽章功能。

電子簽約中臺支持用戶在線實(shí)名、申請證書以及合同簽署功能，滿足中通合同伙伴和員工對簽章在線申請、認(rèn)證、發(fā)放和移動簽章的需求。

該系統(tǒng)中由上上簽電子簽約提供實(shí)名認(rèn)證、證書發(fā)放、合同簽署等基礎(chǔ)服務(wù)能力。中通依托于上上簽電子簽約提供的標(biāo)準(zhǔn)接口和基礎(chǔ)服務(wù)，進(jìn)行二次開發(fā)和封裝，搭建企業(yè)電子簽約中臺，根據(jù)自身信息化建設(shè)需求，將電子簽約作為一項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)提供給各業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用，方便各業(yè)務(wù)系統(tǒng)快速調(diào)用和接入。

1. 應(yīng)用的信息化技術(shù)

該中臺的搭建綜合運(yùn)用到多項(xiàng)信息化科技。平臺基于SaaS（Software as a Service，軟件即服務(wù)）模式搭建，為簽約各方提供便捷安全的云服務(wù)；合同簽署基礎(chǔ)服務(wù)采用了如CA數(shù)字證書、簽名加密、可信時間戳等技術(shù)，保障合同真實(shí)有效，數(shù)據(jù)無法篡改；司法服務(wù)如實(shí)時公證、區(qū)塊鏈存證，可為企業(yè)提供具有法律效力的證據(jù)；運(yùn)維及安全管理中，全站HTTPS數(shù)據(jù)傳輸、一文一密加密存儲、負(fù)載均衡異地容災(zāi)架構(gòu)等保障平臺穩(wěn)定運(yùn)行與數(shù)據(jù)安全。

2. 旨在幫助企業(yè)解決以下問題

合同流程重構(gòu)：提供合同的模板、發(fā)送、雙方簽署以及管理歸檔的全流程線上全閉環(huán)方案，實(shí)現(xiàn)合同簽署流程重構(gòu)，提升合同流轉(zhuǎn)的效率。

簽約服務(wù)升級：提供合同相對方的實(shí)名認(rèn)證、資質(zhì)材料采集、以及合同在線簽署、歸檔服務(wù)，優(yōu)化員工、合作方等簽約方的合同簽署服務(wù)體驗(yàn)。

加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制：實(shí)現(xiàn)集團(tuán)業(yè)務(wù)統(tǒng)一管控，包括印章、模板、合同、成員賬號等各類權(quán)限，實(shí)現(xiàn)多業(yè)務(wù)線獨(dú)立擴(kuò)展場景應(yīng)用，強(qiáng)化內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)管控能力。

3. 核心創(chuàng)新點(diǎn)：SaaS模式高效部署，擴(kuò)展性更佳

在中通以往的信息化項(xiàng)目中，大多采用本地化的部署方式，給內(nèi)部IT工作帶來了不小的運(yùn)維和服務(wù)負(fù)擔(dān)，而且電子簽約不僅僅關(guān)聯(lián)到企業(yè)內(nèi)部，更多的是外部的簽約方，運(yùn)維和服務(wù)的壓力將更大。

在本次信息化建設(shè)的項(xiàng)目中，中通更看重和需要解決的問題是在相對可控的運(yùn)維資源條件下，為簽約相對方提供更好的服務(wù)，同時不占用過多IT人力資源。

短期而言，SaaS模式的優(yōu)勢體現(xiàn)在即開即用，部署簡單。與傳統(tǒng)軟件模式不同，SaaS平臺和功能部署在云上，企業(yè)只需簡單配置賬號即可投入使用，省時省力，大大縮短了部署時間，同時也減少了軟件部署的相關(guān)問題。

長期來看，SaaS的服務(wù)擴(kuò)展性和集成性更優(yōu)。SaaS產(chǎn)品具有不斷迭代的特性，產(chǎn)品在云端升級，企業(yè)無需再進(jìn)行本地實(shí)施即可使用最新的電子簽約服務(wù)。

綜合考慮下，中通打破了原有的本地化部署思路，在SaaS產(chǎn)品的基礎(chǔ)上建設(shè)了電子簽約中臺，由上上簽電子簽約提供運(yùn)維升級和服務(wù)。

4. 實(shí)施方案

中通電子簽約中臺涵蓋了合同的全生命周期，將實(shí)名認(rèn)證、創(chuàng)建合同、簽署合同、管理合同四大模塊的主要流程的接口進(jìn)行統(tǒng)一封裝，開放給各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，將上上簽接口的業(yè)務(wù)參數(shù)和技術(shù)參數(shù)進(jìn)行分離，業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程調(diào)用中臺接口，傳輸業(yè)務(wù)相關(guān)參數(shù)和字段接口。

中通無需關(guān)注電子簽約底層邏輯，電子簽約底層邏輯及合規(guī)性由上上簽電子簽約保障。電子簽約中臺系統(tǒng)封裝如下：

5. 電子簽約中臺的推廣與使用

電子簽約中臺的部署過程中，由于打通多部門多環(huán)節(jié)，以及涉及到系統(tǒng)改造，項(xiàng)目耗時較長。由于電子簽約是一項(xiàng)新興科技，起初在人事部門推廣電子簽約時，員工的接受度一般。對此，中通法務(wù)部門做了大量的宣貫培訓(xùn)工作，以及隨著國家人社部等相關(guān)部門不斷推行電子簽約，現(xiàn)在，中通超過一半合同的已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化簽約管理。

通過將不同系統(tǒng)和場景接入電子簽約中臺，目前中通物流已經(jīng)在以下場景中成熟運(yùn)用電子合同：

1）人事場景：對接eHR系統(tǒng)，模板發(fā)起合同，企業(yè)方自動簽蓋章；

2）承諾函場景：對接財(cái)務(wù)中心系統(tǒng)，用于與網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行承諾函的簽署；

3）快運(yùn)網(wǎng)點(diǎn)加盟場景：對接快運(yùn)自研OA，與網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行加盟協(xié)議的簽署；

4）金融—網(wǎng)點(diǎn)貸：對接自研合同管理系統(tǒng)，貸款給網(wǎng)點(diǎn)(外部公司)，簽署貸款協(xié)議；

5）金融-員工貸/個人貸：對接中通寶盒APP貸款給員工(后續(xù)將推廣至外部個人)，簽署貸款協(xié)議。

四、項(xiàng)目效益

電子簽約中臺的上線推動集團(tuán)全面轉(zhuǎn)型線上化簽約，幫助中通快遞打破了諸多業(yè)務(wù)中時間和空間的困局，在合同簽訂的及時性、便捷性、經(jīng)濟(jì)性、安全性等方面都體現(xiàn)出了巨大優(yōu)勢。

1、加強(qiáng)風(fēng)控與合規(guī)性保障

項(xiàng)目實(shí)施后，總部實(shí)現(xiàn)了對印章、模板、合同、成員賬號等各類權(quán)限的統(tǒng)一管控，人事、財(cái)務(wù)、金融等多業(yè)務(wù)線數(shù)據(jù)隔離，強(qiáng)化了內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)管控能力。

中通的合同簽署方都在第三方平臺經(jīng)過了CA電子認(rèn)證，每次簽署均需要通過意愿性校驗(yàn)，符合國家法律的要求。并且在出現(xiàn)糾紛時，還能額外獲得平臺的存證報(bào)告以及公證處出具的公證書，幫助企業(yè)有效規(guī)避履約過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)。

2、簽約效率提升

電子簽約中臺快速幫助中通實(shí)現(xiàn)企業(yè)多場景的電子簽約轉(zhuǎn)型。

在使用紙質(zhì)合同時，簽署需要用印審批及用印臺賬記錄，手續(xù)冗長且工作量大。而且，與外地簽約方簽約時，依靠快遞方式來回傳遞合同，簽訂周期長，平均耗時一周時間，還往往會發(fā)生文件丟失等情況。

采用電子簽約后，通過手機(jī)端或電腦端全流程在線操作，從合同發(fā)送到最終簽署最快只需幾分鐘即可完成。同時，系統(tǒng)還具備了報(bào)表出具、在線查詢和實(shí)時下載等功能，這對于后期的合同檢索、合同歸檔以及用印臺賬管理等都帶來了極大的便捷性，從根源上杜絕了人為失誤引起的工作差錯。

3、管理效能提升

通過電子簽約中臺，中通每年可節(jié)約一筆可觀的紙質(zhì)打印、寄送、存儲成本。據(jù)統(tǒng)計(jì)，電子簽約中臺上線后，已累計(jì)節(jié)省800,000元的紙質(zhì)合同相關(guān)成本。

更為重要的是能讓合同管理專員和業(yè)務(wù)員從繁瑣的日常事務(wù)中解放出來，中通以往在合同管理上需要配置40名員工，現(xiàn)在縮減到20名，提升了人效，并且實(shí)現(xiàn)崗位資源再優(yōu)化、再配置，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

4、系統(tǒng)可用性和延伸性增強(qiáng)

電子簽約當(dāng)前仍然處于不斷發(fā)展的階段，應(yīng)用場景持續(xù)增加接受度也隨之提高，同時企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是一蹴而就的，是一個需要不斷摸索不斷循序漸進(jìn)的過程。

企業(yè)在建設(shè)初期很難評估未來會拓展到多大范圍，應(yīng)用到多少場景，對接多少個系統(tǒng)，中通通過建設(shè)電子簽約中臺，除了滿足現(xiàn)有的業(yè)務(wù)場景，后續(xù)新的場景想使用到電子簽名系統(tǒng)，都可以直接接進(jìn)來，這個中臺就相當(dāng)于一個插銷，后續(xù)其他業(yè)務(wù)場景想使用電子簽約場景就可以實(shí)現(xiàn)即插即用。

通過這種方式，中通最大程度上提高了數(shù)字化建設(shè)的擴(kuò)展性和適應(yīng)性，保證系統(tǒng)能夠持續(xù)匹配和接入新的需求，實(shí)現(xiàn)客戶內(nèi)部項(xiàng)目的商業(yè)價值。

五、未來規(guī)劃

對于中通來說，如今企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并不是簡單的購買一個產(chǎn)品或者軟件。企業(yè)的最終目的是要通過數(shù)字化建設(shè)幫助企業(yè)去實(shí)現(xiàn)組織或管理的目的，而公司的每一名員工都可能是數(shù)字化工具的實(shí)際用戶，因此數(shù)字化建設(shè)更需要關(guān)注的是供應(yīng)商對不同角色的使用者的服務(wù)能力，企業(yè)會更傾向于購買的是一項(xiàng)服務(wù)或能力，而不是僅僅是產(chǎn)品，并且數(shù)字化的建設(shè)是長期的過程，有的產(chǎn)品能夠滿足當(dāng)前的需求，但是未來的更新迭代跟不上，也不符合長期的規(guī)劃，所以產(chǎn)品的創(chuàng)新和迭代機(jī)制也是企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)。

電子簽約系統(tǒng)的建設(shè)可能只是數(shù)字化建設(shè)的一個小環(huán)節(jié)，但同時也是打通企業(yè)簽署流程在線化“最后一公里”和契約網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施，合同作為現(xiàn)代交易的基礎(chǔ)，企業(yè)內(nèi)外部推行電子簽約，不僅僅是簡單的將紙質(zhì)合同變成電子合同, 更是對其業(yè)務(wù)創(chuàng)新與管理經(jīng)營的一次重大提升。