1、TMS系統(tǒng)用戶背景
中國建材集團是全球最大的綜合性建材產(chǎn)業(yè)集團、世界領(lǐng)先的新材料開發(fā)商和綜合服務商，連續(xù)9年榮登《財富》世界500強企業(yè)榜單。中國建材集團是一家科技型企業(yè)，擁有3.8萬名科技研發(fā)和工程技術(shù)人員，26家國家級科研設計院所。中建材信息技術(shù)股份有限公司（簡稱：中建信息）創(chuàng)立于2005年4月，注冊資金14935萬元，是中建材集團成員企業(yè)，客戶涉及政府、金融、互聯(lián)網(wǎng)、教育、制造、能源、交通等多個領(lǐng)域。2019年，公司營業(yè)收入超過166億元人民幣。中建信息以北京為中心，在國內(nèi)及海外國家共建立近60個分公司及辦事處。作為華為首家下單規(guī)模超過百億的總經(jīng)銷商、華為企業(yè)業(yè)務全球最大合作伙伴，公司連續(xù)多年被評為“中國IT十大卓越分銷商”，并連續(xù)四屆被評為“中國IT增值分銷商十強”，業(yè)務規(guī)模及業(yè)務能力有目共睹。
公司成立以來非常重視戰(zhàn)略規(guī)劃和企業(yè)信息化建設，隨著業(yè)務規(guī)模的增長，不斷改善優(yōu)化管理模式，在信息化建設方面發(fā)展迅速，公司自2010年就陸續(xù)自建ERP、OA等信息化系統(tǒng)，后期引進全球最先進的SAP的ERP系統(tǒng)，使企業(yè)的內(nèi)部流程管理達到同業(yè)中的翹楚。但由于分銷業(yè)務的供應鏈采用3PL方式完成貨物的交付，需要眾多外包運輸服務商協(xié)同，因此不同公司間的貨物信息流信息傳遞緩慢，運輸管控一直沿用Excel表格與外包單位進行人工協(xié)同管理。伴隨華為的業(yè)務成長，中建材信息的供應鏈單量暴漲，每年僅華為的分銷運輸?shù)膯瘟烤鸵殉?0000，且客戶對在途管控的要求不斷提升，因此一個跨組織協(xié)同的TMS系統(tǒng)成為我公司的迫切需求。
2、TMS系統(tǒng)概述
中建信息的分銷業(yè)務的物流流程和大多數(shù)公司的物流流程一致。由公司銷售在ERP系統(tǒng)中建立了銷售單，銷售單信息進入OA作審批，審批通過下發(fā)到倉庫備貨，同時下發(fā)物流部建立運單，運單建立后按區(qū)域和線路分派給指定操作人員，物流操作人員選擇合適的承運商，按運輸時效制定提貨時間、到貨時間及相應的kpi要求。運單信息填寫完整后發(fā)給承運商開始操作。
貨物開始運輸后，物流人員負責監(jiān)控貨物運輸中有無異常發(fā)生、貨物在途狀態(tài)的跟蹤和反饋、簽收單的回傳和歸檔、費用的記帳和對帳。
物流部門除了日常的業(yè)務操作還負責運價的談判、供應商效績評價、物流整體運行情況監(jiān)控等工作。
多部門、多項目、多產(chǎn)地、多承運商分類管理，由于中建信息分銷產(chǎn)品廠家多、種類多，因此業(yè)務復雜物流管理多樣化。不同的分銷產(chǎn)品歸屬不同部門，不同部門對運輸?shù)囊蟛灰粯?。分銷項目不同則運輸貨品歸屬不同的項目，導致物流部需要按不同運輸方式操作。產(chǎn)地不同導致分銷出貨地不同，不同部門、不同產(chǎn)品出貨地點也會不一樣。同時物流部門為分散運輸風險，提高物流服務采購競爭力，按貨主收貨地區(qū)又規(guī)定了不同的運輸線路，分別委托不同承運商提供運輸服務。對特殊的運輸訂單，公司還會臨時招投標的方式另行選擇合適的承運商，以上種種需求，大幅增加了業(yè)務復雜度。
對緊急程度要求較高的貨物，物流部門需要及時調(diào)整運輸方式，放棄陸運改為時效更高的空運完成。系統(tǒng)會跟蹤記錄這些變化，在成本報表上體現(xiàn)以供后期分析。
由于運送貨品有重拋的差異，承運商結(jié)算時既有按重量結(jié)算，也會有按體積結(jié)算，甚至按一定重拋比折算后的計費重量結(jié)算的情況。
2.2.4 軟件產(chǎn)品導致貨物形態(tài)不同：
從銷售信息發(fā)送下來的運輸訂單有時還包含一些無形資產(chǎn)，如license等，這些貨品是不需要實際運輸服務的。在實際操作中，需要把這些訂單排除在可操作的訂單范圍外，單獨流程處理。
為最大化降低公司物流成本，所有同一到貨地點、同一到貨時間、同一接收公司、同一接收人員的訂單會被合單形成新的一票運單發(fā)送給承運商。
由于運輸活動的多級轉(zhuǎn)包，時空轉(zhuǎn)換復雜，系統(tǒng)對實際隨機發(fā)生費用和異常情況的都需要準確記錄，以備成本核算。
公司物流部門面對每日幾十張銷售單，還能勉強使用Excel表格記錄和管控物流業(yè)務，隨著單量的快速增長增長，越來越多的效率矛盾體現(xiàn)出來。Excel記錄效率低下：物流所有訂單的在途更新和計費都還沿用Excel人工管理。信息更新滯后且效率低，極易出錯。
貨物運輸異常首先是客戶發(fā)現(xiàn)，投訴到銷售，銷售又投訴到物流部門。作為執(zhí)行者的物流部門，異常消息總是最后知道，面對領(lǐng)導和銷售同事，物流部門壓力山大！
銷售下達運輸訂單需經(jīng)過層層審批，審批結(jié)束才流轉(zhuǎn)至實際執(zhí)行的物流部，物流部門又經(jīng)常由于銷售訂單的物流專用信息缺失而無法安排運輸；安排好的運輸車輛去倉庫提貨，卻被告知倉庫備貨還未完成；提貨車輛到倉庫，需要客戶簽字的空白簽收單發(fā)生改變，需要重新打印，種種情況都需要物流部門與內(nèi)部銷售及外包服務商之間的有可以信息協(xié)同的工具。
客戶及銷售查詢貨物狀態(tài)依賴人工追蹤，物流部人員接到銷售查詢的電話會查貨物發(fā)給了哪家承運商，再追承運商的客服接口人員要在途信息。承運商在途信息反饋給物流部，物流部客服再反饋給銷售，信息傳遞低效滯后。
作為上市公司，日常運作的合規(guī)性會面臨風控部門的內(nèi)、外部的審核。由于單量大、信息記錄方式原始、審批依據(jù)和流程涉及內(nèi)外部門和公司都比較多。造成審核中抽檢出的紙質(zhì)憑單查找核對費時費力，甚至因為遺失單據(jù)，無法提供必要支持文件。
由于每票貨物都有可能涉及額外費用的記錄和審批，年費用多于5萬條。如何保證錄入的費用合規(guī)且無誤，付款周期的審核工作成為物流經(jīng)理的噩夢。
回單是貨物簽收的法律依據(jù)，貨物是否被正常簽收影響到公司資金的運轉(zhuǎn)效率。在沒有電子回單的情況下，很難提升收款效率。
客服人員大量時間都用在手工記錄單據(jù)、更新地點信息、更新狀態(tài)、更新異常信息、查找貨物狀態(tài)和位置、記賬等操作上。由于每人負責的單量巨大，無法避免數(shù)據(jù)的記錄手誤。實時跟蹤貨物狀態(tài)要求無法滿足：客戶希望每日提供在途貨物位置更新，前日所有到貨情況匯報，貨物狀態(tài)信息及時反饋，電子簽單的回傳。
2.3.9 KPI績效統(tǒng)計分析粗放：
每月、每季度對海量的運單運輸情況的統(tǒng)計和匯總是對承運商的必要管理活動。由于前期使用Excel方式管理，使得KPI績效統(tǒng)計困難，無法實現(xiàn)對供應商的有效管理。
3、TMS系統(tǒng)實施過程
3.1 TMS系統(tǒng)建設關(guān)注點：
考慮到TMS系統(tǒng)需要在功能上協(xié)同多方：銷售、倉庫、財務、承運商、終端客戶，同時滿足和已有的ERP/WMS等系統(tǒng)的對接，公司在實施TMS前對系統(tǒng)的要求作了充分的討論。通過內(nèi)部討論，對TMS系統(tǒng)關(guān)注在幾個方面：
一、系統(tǒng)成熟穩(wěn)定：因為中建材信息分銷業(yè)務的規(guī)模巨大，需要穩(wěn)定連續(xù)的物流管理，因此所選TMS系統(tǒng)必須有應用案例，成熟穩(wěn)定的TMS且能保證后續(xù)服務的產(chǎn)品。同時總體擁有成本也是采購必不可少的一個衡量因素
二、滿足定制需求：中建信息的運輸業(yè)務雖然符合通用運輸業(yè)務流程，但也有其自身的業(yè)務特點和邏輯，一套標準的產(chǎn)品化的TMS無法滿足企業(yè)的要求。因此需要在一套成熟TMS基礎上實現(xiàn)可以訂制開發(fā)的要求
三、信息安全：運輸訂單信息包含了終端客戶的信息，公司需要有嚴格的信息安全把控措施，確保信息不被非法外泄。
3.2 TMS系統(tǒng)建設步驟：
考慮到未來ERP切換原因，中建信息沒有把目標設定為一次實施解決所有問題的一蹴而就。而是分階段逐步上線：
第一步，解決從Excel管理到線上管理。
第二步，解決公司內(nèi)系統(tǒng)的互通互聯(lián)。
3.3 TMS系統(tǒng)產(chǎn)品選擇及部署：
中建信息通過招標多家SaaS TMS服務供應商，經(jīng)過物流部門對比試用，驛暢TMS產(chǎn)品因其靈活的狀態(tài)管控、高效的操作、豐富的協(xié)同理念及高適用度成為公司TMS的首選。
采購的驛暢TMS產(chǎn)品以SaaS獨立化部署方式為公司提供高質(zhì)量服務，獨立部署形式在滿足公司對信息安全的合規(guī)要求的情況下，不僅滿足個性化迭代開發(fā)需求，同時通過每年付費獲得有效服務降低公司的總體使用成本。
3.4 TMS系統(tǒng)產(chǎn)品實施效果：
初期上線的驛暢TMS是全SaaS功能。雖未進行訂制化改造，系統(tǒng)基本滿足了物流部日常的工作要求。特別是協(xié)同方式的使用，顯著提高了操作效率和管理水平。
2019年二期迭代完成了中建信息SAP的ERP系統(tǒng)與驛暢TMS數(shù)據(jù)對接，解決了單據(jù)從ERP下發(fā)到TMS系統(tǒng)的對接工作，實現(xiàn)了TMS運單的自動數(shù)據(jù)交換。兩期迭代完成上線后極大的提升了物流操作和管理的效率，減少了人工及錯誤，物流管理實現(xiàn)了全部線上化，達到甚至超越了預期目標。
4、系統(tǒng)實施后的應用亮點
4.1 操作智能化
TMS系統(tǒng)收到中建信息SAP的運輸訂單會自動按規(guī)則作單據(jù)合規(guī)檢查；合規(guī)的運輸訂單會依據(jù)系統(tǒng)設定的規(guī)則作客服人員的自動匹配，從而完成單據(jù)操作的自動分配。
TMS接收到SAP系統(tǒng)信息后生成的運輸訂單會依據(jù)設定的規(guī)則，通過判斷單據(jù)的信息，匹配對應規(guī)則的單據(jù)自動設定相應的線路、運輸方式、承運商及報價。減少人工選擇造成的差錯。
TMS系統(tǒng)在生成運單前會對訂單池內(nèi)的訂單作掃描，符合設定的規(guī)則的訂單會自動合并生成相應的運單。系統(tǒng)合單、生成運單、發(fā)送承運商可一鍵自動完成。
TMS系統(tǒng)會依據(jù)下發(fā)承運商的運單和與運單相匹配的訂單作智能關(guān)聯(lián)。當運單的狀態(tài)變更后，系統(tǒng)會智能更新對應訂單的狀態(tài)。且可跨多層轉(zhuǎn)包實現(xiàn)狀態(tài)的無縫傳遞。
系統(tǒng)會按設定時間間隔檢查在途的訂單的位置的更新情況，如果超出時間間隔沒有地點的更新則自動產(chǎn)生異常報警。
當在途訂單有新的位置信息更新后，系統(tǒng)會自動解除異常報警。
如果運輸訂單記帳時所有計費依據(jù)信息沒有變化，則系統(tǒng)可一鍵生成按中建信息和其承運商間雙方確認的價格計算產(chǎn)生的計費條目。大大減輕記帳工作量，提高記帳精度。
帳期結(jié)束，系統(tǒng)可按選定的時間范圍自動生成雙方已確認的帳期內(nèi)的賬單。
銷售可實時查詢自己的貨物狀態(tài)、位置、簽收情況。不需要再通過電話詢問和跟蹤。有異常情況隨發(fā)生，隨監(jiān)控。
通過和WMS集成，倉庫打包貨物體積、件數(shù)、裝載清單可直接在TMS中呈現(xiàn)，方便物流部門單據(jù)生成和異常尺寸貨物的運輸規(guī)劃。
承運商可通過系統(tǒng)預知預計貨量情況，便于安排運力；
承運商可在系統(tǒng)直接下載打印空白簽收單，不需要單獨再通過郵件傳遞；
承運商可在系統(tǒng)直接了解運輸訂單是否確認為自己的承運任務；
物流部門可對未開始的運單執(zhí)行方便的下發(fā)和撤回；
承運商對物流狀態(tài)/位置的反饋可直接反應到中建信息的運輸訂單上；
承運商對在途中的異常信息可及時通過系統(tǒng)反饋到中建信息物流部；
物流部門可通過系統(tǒng)對承運商上傳的簽收單電子件作確認/駁回；
物流部門可通過系統(tǒng)實時記錄和反饋承運商簽收單原件的返回情況；
物流部門和承運商通過系統(tǒng)實時記錄和確認發(fā)生的隨機費用；
帳期結(jié)束后生成的賬單可在物流部門和承運商間實時查看和核對。
物流部門的中心庫房備貨狀態(tài)、裝載單通過系統(tǒng)實時傳輸給對應承運商。使承運商減少由于備貨未完成，造成的運力等待問題。
4.3 數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務自動流轉(zhuǎn)：
針對每一運輸訂單設定的KPI監(jiān)控，TMS系統(tǒng)可以提示哪些運輸訂單已接近預期抵達時間。物流部人員可依據(jù)距離預期抵達時間過期的緊急程度優(yōu)先監(jiān)控和處理異常訂單，從而實現(xiàn)通過KPI數(shù)據(jù)驅(qū)動訂單監(jiān)控優(yōu)先級的管理。
5、TMS系統(tǒng)管理效益
通過兩期系統(tǒng)的上線，實現(xiàn)業(yè)務操作和管理效率的大幅提升。在物流業(yè)務人員沒有減少的情況下及時、高效的實現(xiàn)了2019年底沖量300%的業(yè)務增量。TMS系統(tǒng)上線帶來的成果主要表現(xiàn)在：
對比2019年的運營數(shù)據(jù)可以看到：
§ 物流部每人年成本節(jié)?。?nbsp; 5.4萬元
§ 下單效率速度提高： 40%；
§ 承運商當日發(fā)貨率提高： 20%；
§ 簽收單統(tǒng)計、提供效率可以提高： 50%；
§ 每月賬單核對時間降低時效近： 80%；
§ 賬單準確率提升至： 100%；
此外，物流部可支持業(yè)務規(guī)模能力提升 300%，可在不增加人員的情況，具備支持年發(fā)貨27191109.57KG/97872.66立方貨品的能力。
5.1 訂單操作自動化提升效率
通過對接ERP系統(tǒng)，驛暢TMS可自動生成對應業(yè)務單號的運輸訂單。完全取消了手工的錄入方式，提升了錄入效率同時，減少了手工錄入帶來的差錯問題。
所有銷售的業(yè)務單號在TMS系統(tǒng)中實現(xiàn)在途監(jiān)控的一單到底，查詢清晰明確。
通過自主的規(guī)則設定，TMS系統(tǒng)收到的運輸訂單會依據(jù)區(qū)域、銷售項目、產(chǎn)品線等一系列條件自動匹配合適的承運商和運輸方式、服務水平。自動匹配后的結(jié)果通過最終的審核即可下發(fā)操作。提升了操作效率，減少了客服的操作負荷和人為因素造成的承運商選擇派發(fā)問題。
對于銷售傳來的運輸訂單，在滿足同樣發(fā)貨人、同樣收貨人、同樣送貨時間、同樣承運商的條件下，系統(tǒng)會自動將符合條件的銷售訂單合并生成一票運輸運單發(fā)送給相應承運商操作。通過合單操作，可以有效節(jié)省公司物流成本。未上系統(tǒng)前，由于收到的運輸訂單時間有先后，客服人員通過Excel表格來合并和標記合單操作，工作負荷高、效率低、準確度差。甚至要依靠下發(fā)到的承運商操作人員幫忙提示未合并的單據(jù)，撤回后再次下發(fā)。驛暢TMS系統(tǒng)提供的一鍵合單下發(fā)功能，跨任務分配實現(xiàn)所有待操作訂單的智能自動合單，便利、高效而準確。消除了對承運商的依賴，提升了操作效率和公司管理水平。
驛暢系統(tǒng)提供了承運商更新貨物位置的自動跟蹤功能，如果一票貨物沒有按時完成位置的記錄，系統(tǒng)會在異常報表里直接體現(xiàn)。已發(fā)生異常的訂單，如果承運商繼續(xù)及時更新了位置則異常記錄會消失。
通過異常的主動發(fā)現(xiàn)功能，使物流管控人員的管理注意力聚焦在可能被遺漏和注意的貨物上，避免貨物失去控制和延遲等意外的發(fā)生。同時也能夠確保貨物在監(jiān)控下一直按照正常的運輸狀態(tài)運作。
驛暢TMS系統(tǒng)提供的異常處理機制，協(xié)同了承運商、物流部門和銷售部門，使得貨物的在途情況在系統(tǒng)上清晰透明的展示出來，出現(xiàn)的任何貨物在途意外也可在第一時間得到反饋和回復。
對提貨和收貨未按預期完成的運單，系統(tǒng)自動登記延遲記錄。為下一步分析延遲原因提供依據(jù)。
5.1.5 承運商KPI自動統(tǒng)計：
KPI要求附加在每一票運單上，隨著運輸活動的執(zhí)行，實時反饋KPI的結(jié)果。對特殊情況需要排除在KPI考核范圍的單據(jù)可以單獨設定。
TMS系統(tǒng)提供保存運輸甲乙雙方的合同報價功能，并通過系統(tǒng)保證報價在雙方間的不可隨意更改性。甲乙雙方對同一票運單都可以記錄發(fā)生的費用。通過自動計算并確認基礎運費和保險費等固定費用，減少了人工錄入的負擔，提高了計費的精準度，減少了人為更改費用的風險。
對隨機發(fā)生的臨時費用，采用一方提報，另一方確認的方式保證費用的雙方認可。把原有到結(jié)算周期才操作的對帳工作落實到費用發(fā)生時的隨時確認。
通過提報方上傳支持文件，對臨時產(chǎn)生的費用確認過程提供了審批依據(jù)。同時也為后期合規(guī)審核提供了有力的支持和便利檢索查詢。
以自動記帳為依據(jù)和基礎，系統(tǒng)提供了自動賬單的生成和確認功能。使得原來需要3-4周的運費結(jié)算審核周期縮減到幾個工作日。大大減輕了費用審核的工作量，提高了對承運商的付款速度和精度。
5.2 實現(xiàn)上下游環(huán)節(jié)協(xié)同
使被確認承運商的單據(jù)可被相應承運商直接看到。同時使物流部門具備自動或人工調(diào)整供應商的靈活變通。
承運商可提前預知將要下發(fā)的運輸任務詳情，為運力準備提供必要依據(jù)和準備時間。
在運輸訂單確認承運商后，不必等待收到運單，承運商即可下載空白簽收單，為提貨做好準備。
通過協(xié)同承運商，直接通過系統(tǒng)回傳客戶簽收好的簽收單。中建信息的客服人員通過系統(tǒng)審批電子回單的有效性。簽收的貨物狀態(tài)直接關(guān)聯(lián)費用結(jié)算，保證了電子回單的清晰有效。
系統(tǒng)還對簽收單原件的返回提供了管理支持，既滿足中建信息財務和風控的要求，也把這個要求以KPI形式傳遞給承運商的執(zhí)行端。
通過對接中建信息ERP及OA系統(tǒng)，在TMS中的運輸訂單狀態(tài)發(fā)生改變后，TMS系統(tǒng)自動推送通知到ERP/OA系統(tǒng)，實現(xiàn)了系統(tǒng)的集成。
5.2.5 多部門/單位的高效協(xié)同：
實現(xiàn)了銷售與物流部協(xié)同，物流部與倉儲部協(xié)同，物流部與承運商協(xié)同，承運商和倉儲部協(xié)同。
通過信息流、貨物流、憑證流協(xié)同管理，實現(xiàn)了整體供應鏈的高效運轉(zhuǎn)。
6、TMS管理建設經(jīng)驗
回顧TMS在兩年內(nèi)的迭代和上線過程，我們獲得不少推進企業(yè)信息化的感受：
6.1 SaaS模式適合對外包組織的管理：
中建信息在選擇獨立部署SaaS的TMS前也有很多疑慮：信息安全問題、服務支持度問題、個性化服務問題。通過驛暢TMS的項目實施，證實了獨立部署形式的SaaS化系統(tǒng)完全可以滿足企業(yè)的要求。敏感數(shù)據(jù)可以部署于內(nèi)部ERP系統(tǒng)，通過EDI接口進行數(shù)據(jù)交互，保證效率與安全兼得。SaaS化的TMS作為企業(yè)內(nèi)部資源管理的ERP系統(tǒng)向外部資源管理延伸和協(xié)同的管理抓手，一方面隔離了企業(yè)和核心信息不外泄，另一方面滿足了靈活可靠的協(xié)同管理。這也是本次信息化成功的一個重要原因。
6.2 SaaS模式降低信息化成本及風險：
SAAS軟件的輕資產(chǎn)租用模式，可以通過很低成本檢驗一套系統(tǒng)和公司業(yè)務管理的匹配情況，進而企業(yè)可以根據(jù)試用的情況科學判定系統(tǒng)的適用性及后續(xù)定制功能的范圍。使企業(yè)中使用本系統(tǒng)的角色都能直觀體驗和總結(jié)出最核心和本真的需求，減少了項目型信息化開發(fā)中需求蔓延及變更的風險。
中建信息所使用的TMS系統(tǒng)作為緊密貼合業(yè)務的有機系統(tǒng)會隨著業(yè)務的發(fā)展不斷的迭代，形成具有符合自身發(fā)展的一套靈活強大的業(yè)務支持系統(tǒng)。系統(tǒng)未來將以海量歷史數(shù)據(jù)為資產(chǎn)，以大數(shù)據(jù)分析推動運營管理優(yōu)化，通過AI數(shù)據(jù)分析實現(xiàn)更高層次的數(shù)據(jù)推動業(yè)務的發(fā)展模式，為中建信息的蓬勃發(fā)展持續(xù)助力、賦能。
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