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黑龍江龍煤物流有限責(zé)任公司：龍煤物流電子采購平臺

發(fā)布時間：2015-01-09 14:55:47 黑龍江龍煤物流有限責(zé)任公司

為發(fā)揮規(guī)模采購優(yōu)勢，優(yōu)化配置物資采供資源，提高物資供應(yīng)管理能力，適應(yīng)集團板塊化、專業(yè)化發(fā)展戰(zhàn)略，做強做大物資板塊，提高整體效益和綜合競爭力，2012年3月份，龍煤集團在龍煤物流分公司的基礎(chǔ)上，改制組建成立了黑龍江龍煤物流有限責(zé)任公司（簡稱龍煤物流）。成立后的龍煤物流對內(nèi)承擔(dān)龍煤集團內(nèi)部主要大宗生產(chǎn)物資采購及供應(yīng)保障，對外依托市場與供應(yīng)商優(yōu)勢拓展加工制造、物流、貿(mào)易產(chǎn)業(yè)，以及對龍煤集團各煤炭分公司供應(yīng)系統(tǒng)進行宏觀物資管理、檢查、指導(dǎo)與考核。

龍煤物流下設(shè)13個部室和2個子公司。2個子公司主要職能：黑龍江龍煤宏泰國際貿(mào)易有限公司，經(jīng)營范圍為多種煤礦物資銷售、倉儲服務(wù)以及經(jīng)營投資、物資進出口貿(mào)易等；佳木斯龍煤泰達配送有限責(zé)任公司，主要業(yè)務(wù)是服務(wù)龍煤集團內(nèi)部各分公司物資調(diào)劑運輸和產(chǎn)成品配送，以及社會物資配送業(yè)務(wù)。

龍煤物流自成立以來，貫徹龍煤集團“大經(jīng)營、大物流、大服務(wù)”指導(dǎo)方針，確立了企業(yè)長遠發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，制定了“抓住供應(yīng)保障和服務(wù)這條主線，搭建供應(yīng)鏈戰(zhàn)略合作平臺和物資管理經(jīng)營交流平臺，帶動龍煤集團加工制造產(chǎn)業(yè)、物流產(chǎn)業(yè)、國內(nèi)國際貿(mào)易產(chǎn)業(yè)發(fā)展”的戰(zhàn)略思路，提出了建設(shè)煤炭行業(yè)“全省最大、東北最強，全國最具影響力”物流企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

一、企業(yè)信息化實施背景

為保證龍煤集團下屬四個分公司生產(chǎn)所需物資供應(yīng)，龍煤物流年初、每月匯總各分公司生產(chǎn)物資需求計劃，匯總后進行招標(biāo)采購。由于貫穿供應(yīng)商與生產(chǎn)消耗單位之間的采購供保流程復(fù)雜、上下級公司業(yè)務(wù)銜接環(huán)節(jié)多等因素，龍煤物流供保效率始終難以提高，儲備資金占用也始終較高。具體體現(xiàn)在以下幾方面：

1、采購計劃管理與執(zhí)行跟蹤難度大。四個分公司供應(yīng)部門年初、每月上報生產(chǎn)物資集中采購需求計劃，龍煤物流各業(yè)務(wù)部室收集、審核、匯總下屬單位的物資需求，由于各分公司生產(chǎn)物資需求量大、種類繁多、管理口徑不一致、下屬單位計劃調(diào)整等原因，采購計劃管理時常出現(xiàn)漏項、物資錯誤合并、串項的情況，無法有效保障生產(chǎn)物資及時供應(yīng)。另外，由于采購計劃發(fā)生追加、修改等情況時，業(yè)務(wù)人員也無法通過EXCEL的方式有效追溯采購計劃的執(zhí)行，對采購計劃執(zhí)行情況也無法量化考核。

2、采購招標(biāo)效率低。龍煤物流每年初、每月匯總下屬單位生產(chǎn)物資需求，確定采購需求并進行現(xiàn)場招標(biāo)。限于現(xiàn)場招標(biāo)的模式，各部室業(yè)務(wù)人員需用大量的時間進行供應(yīng)商聯(lián)系、標(biāo)書制定、供應(yīng)商詢價、現(xiàn)場招標(biāo)通知與溝通等工作；供應(yīng)商也需要派專人參與現(xiàn)場招標(biāo)，對雙方來說都消耗了大量的時間和精力。

3、供應(yīng)商管理無法滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的要求。龍煤物流有6萬來種集采物資，每年幾十億的采購交易額，涉及大量的供應(yīng)商參與，需要對每一個供應(yīng)商的產(chǎn)品報價、資質(zhì)驗證、招投標(biāo)、合同執(zhí)行及業(yè)務(wù)結(jié)算進行管理，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)、提高產(chǎn)品供應(yīng)質(zhì)量與及時性、提高采購資金利用。在沒有信息化手段支撐前，只能通過增加人力來滿足管理需求，但收效也不明顯。

4、采購資金占用大。為了及時可靠保障企業(yè)煤炭生產(chǎn)的正常運轉(zhuǎn)，必須要提高計劃的準(zhǔn)確性、加大常用物資庫存量、縮短采購周期，但在物流公司成立前期，受各種因素影響，采購庫存資金一直沒有得到控制。

為了實現(xiàn)龍煤物流對內(nèi)強化供應(yīng)保障，對外提高貿(mào)易的目標(biāo)。通過研究分析，決定借助信息化手段，搭建涵蓋龍煤物流、供應(yīng)商、生產(chǎn)消耗單位的網(wǎng)絡(luò)平臺，整合資源、強化協(xié)同。

二、企業(yè)信息化規(guī)劃與實施

通過信息化建設(shè)，分解與明晰龍煤物流主要戰(zhàn)略舉措與實施策略，確定實現(xiàn)戰(zhàn)略的關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并借助信息化手段優(yōu)化和固化核心業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)籌規(guī)劃支持和覆蓋所有關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，建立“決策層→管理控制層→業(yè)務(wù)操作層→業(yè)務(wù)支持層”縱向透明、橫向協(xié)同的信息化系統(tǒng)，并結(jié)合必要的管理變革、組織調(diào)整、機制建設(shè)和制度保障解決龍煤物流存在的核心問題，提高企業(yè)管理水平、決策能力、市場響應(yīng)速度和經(jīng)濟效益，為龍煤物流發(fā)展戰(zhàn)略的有效實施提供強有力的管理工具。具體從以下六個環(huán)節(jié)推進實施。

1、組織保障與管理先行。龍煤物流集中采購平臺涉及供貨商、龍煤物流、下屬八家供應(yīng)管理及設(shè)備租賃單位，為了確?？绮块T跨組織之間的溝通協(xié)調(diào)效果，龍煤物流在立項時，就成立以總經(jīng)理掛帥的項目實施小組，由業(yè)務(wù)審核部負責(zé)項目的實施推廣工作。在制度方面，聘請北大縱橫管理公司制定了《管理流程與風(fēng)險防控手冊》和《管理制度匯編》，從“各項業(yè)務(wù)流程梳理與優(yōu)化、風(fēng)險防控文件設(shè)計、管理制度梳理與優(yōu)化”方面進一步強化了制度建設(shè)、管理基礎(chǔ)和經(jīng)濟運行風(fēng)險防控；并把前期的咨詢結(jié)果作為后期信息化實施的指導(dǎo)流程。

2、建立標(biāo)準(zhǔn)化平臺規(guī)則。龍煤物流信息化涉及下屬八個供應(yīng)需求單位，每個單位對物資分類、計量、供應(yīng)模式等都不同，如何讓八個單位都能夠應(yīng)用龍煤物資集中采購平臺，是該信息化項目需要解決的主要問題。在通過多次現(xiàn)場考察、方案討論及模擬測試后，確定以集中采購平臺為核心建立信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，其中包括物資分類、物資編碼、物資名稱、物資計量單位、供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商名稱、采購需求類型及相關(guān)業(yè)務(wù)流程。另外，通過建立上下級單位之間的對照關(guān)系，滿足各單位的個性化的采購系統(tǒng)與集中采購平臺的對接。

4、優(yōu)化供應(yīng)商。建立了供應(yīng)商評估機制（事前）、價格及合同執(zhí)行管理（過程）、供應(yīng)商分析（事后），全面收集評估供應(yīng)商信息，為優(yōu)化供應(yīng)商、降低采購成本提供基礎(chǔ)。信息化實施后，通過全面供應(yīng)商評估與過程考核，優(yōu)化后的合格供應(yīng)商定為600余家。

5、實施物資供應(yīng)的全程管理。龍煤物資供應(yīng)以各單位生產(chǎn)需求為源頭，在需求單位平衡及相關(guān)流程審批后提交；龍煤物流通過平衡需求，調(diào)劑或制定采購招標(biāo)預(yù)案，并根據(jù)合同執(zhí)行情況與供應(yīng)商、需求單位結(jié)算。其物資供應(yīng)流程包括計劃、限額、招標(biāo)、評標(biāo)、合同、到貨、入庫、出庫、結(jié)算全過程，管理流程復(fù)雜、控制點多，這也正是龍煤物流集中采購平臺本次管理的核心部分。以計劃、合同兩個核心線索，通過集中采購平臺的應(yīng)用，實現(xiàn)使用單位統(tǒng)采物資網(wǎng)上提報計劃、網(wǎng)上平衡匯總、網(wǎng)上生成招標(biāo)采購計劃、網(wǎng)上招標(biāo)、網(wǎng)上評標(biāo)、網(wǎng)上分量、網(wǎng)上生成采購合同、網(wǎng)上結(jié)算等。通過對物資供應(yīng)全程管控，各級單位通過平臺可以時時了解需求的執(zhí)行情況，供應(yīng)商利用平臺，可實現(xiàn)發(fā)貨、到貨、驗收、結(jié)算等信息查詢共享，形成物流公司、八家需求單位、供應(yīng)商三方互動；龍煤物流了解物資供應(yīng)全程信息以達到對下屬單位及供應(yīng)商的管理考核。

6、電子采購平臺的持續(xù)建設(shè)。2013年通過中石化參觀學(xué)習(xí)，借鑒其先進的采購管理經(jīng)驗結(jié)合龍煤物流的業(yè)務(wù)特點，在供應(yīng)商現(xiàn)場談判、框架協(xié)議采購，特別是網(wǎng)絡(luò)化電子招標(biāo)采購被成功的應(yīng)用。龍煤物流在確定采購需求后，通過電子招標(biāo)采購平臺分布招標(biāo)信息；龍煤物流合同供應(yīng)商通過電子招標(biāo)采購平臺進行異地應(yīng)標(biāo)投標(biāo)報價；在招標(biāo)過程中下屬需求單位、龍煤物流、供應(yīng)商、專家評委及審計監(jiān)管人員借助電子招標(biāo)采購平臺及視頻招標(biāo)系統(tǒng)，在公開、透明的前提下實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)場招標(biāo)評標(biāo)工作；整個過程的控制嚴(yán)密、交流內(nèi)容記錄在案，減少了雙方接觸過程提升招標(biāo)的公平性。招標(biāo)中標(biāo)結(jié)果在分量后，推送生成中標(biāo)供應(yīng)商采購合同。供應(yīng)商通過電子采購平臺的應(yīng)用，減少招標(biāo)過程中的資金與時間投入，專注于產(chǎn)品質(zhì)量、合同執(zhí)行率的提升，達到供需雙方共贏。

推進龍煤物資集中采購平臺信息化，拓展信息系統(tǒng)應(yīng)用范圍，增加了基層參與招標(biāo)的知情權(quán)和透明度；龍煤物流公司臨時招標(biāo)現(xiàn)已實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，2014年龍煤年度采購訂貨會網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)比例達到75%；四個分公司也采用了新平臺進行自采物資招標(biāo)應(yīng)用。

四、信息化應(yīng)用效益分析

龍煤物流通過開展采購信息化工作，取得了規(guī)范管理、降低成本、節(jié)支創(chuàng)效等多重成效，主要是：

1、節(jié)約了采購資金。通過推行采購信息化，采購流程得到了梳理和規(guī)范，采購方式得到了創(chuàng)新。在此基礎(chǔ)上，通過嚴(yán)細市場詢比價和成本測算，在保證物資質(zhì)量前提下實現(xiàn)了采購成本大幅下降。兩年來統(tǒng)招統(tǒng)結(jié)物資招標(biāo)累計完成80.1億元，降幅30.06%；2013年物資招標(biāo)采購30.89億元，同比節(jié)支2.23億元，降幅6.73%，超計劃1.73個百分點；供應(yīng)總現(xiàn)率始終保持100%。

2、促進了宏觀物資管理水平提升。信息化系統(tǒng)的建設(shè)，使供應(yīng)商、物流公司、基層單位形成了一個整體，物資信息能夠時時監(jiān)控，為供應(yīng)商開展代儲代銷、管理庫存，為引導(dǎo)基層供應(yīng)租賃單位統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)、提升基礎(chǔ)管理水平，為科學(xué)指導(dǎo)基層實施大宗材料清查、嚴(yán)控小型材料和不可預(yù)見材料消耗，都提供了信息支撐。全系統(tǒng)噸煤材料成本連續(xù)兩年下降10%以上；儲備資金占用實現(xiàn)連續(xù)兩年降幅超過20%；庫存物資周轉(zhuǎn)降至23天。

3、助推了企業(yè)發(fā)展。信息化系統(tǒng)的建設(shè)，助推了企業(yè)供應(yīng)鏈貿(mào)易業(yè)務(wù)的發(fā)展。企業(yè)成立兩年來，累計完成營業(yè)收入89.9億元，其中對外貿(mào)易收入33億元，培育了龍煤新的效益增長點。

五、下一步信息化推廣設(shè)想

龍煤物流集中采購平臺通過近兩年的實施推廣，龍煤統(tǒng)采業(yè)務(wù)已達到信息化全覆蓋，實現(xiàn)供應(yīng)商、龍煤物流、生產(chǎn)需求單位的采購銷售全過程信息化管理，并具備向自采業(yè)務(wù)拓展應(yīng)用的基礎(chǔ)。

1、電子采購的拓展。通過兩年的實際應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)采購取得了一定的效果，得到了省紀(jì)委、龍煤集團、基層單位和供應(yīng)商的共同肯定和認可。在此前提下，2014年重點加強各分公司自采物資招標(biāo)業(yè)務(wù)在本平臺下應(yīng)用推廣。

2、為了實現(xiàn)全系統(tǒng)物資配送可視、追蹤管理。借助現(xiàn)有信息平臺資源，利用RFID技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐步實現(xiàn)設(shè)備自供應(yīng)商、倉儲、配送、使用環(huán)節(jié)全生產(chǎn)周期管理，進一步提高物資管理水平。